10 Essentielle Funktionen eines Werkstattplaners
Mit Hilfe eines Werkstattplaners lassen sich die Auslastungsplanung, Ablaufplanung und die Mitarbeiter-Einsatzplanung in KFZ Werkstätten verbessern.
Der Koordinations- und Organisationsaufwand einer Werkstatt verringert sich. Es können Effizienz- und Effektivitätsgewinne realisiert werden. Dies kann in einer besseren Werkstattauslastung und der Steigerung der Profitabilität resultieren.
Die Funktionen eines Werkstattplaners
Die Funktionen eines Werkstattplaners sind:
- Organisation & Planung
- Kapazitäten und Ressourcen verwalten
- Zeiteinteilung und -verwaltung für die Mitarbeiter
- Materialien und Werkzeuge für Projekte verwalten und beschaffen
- Kosten- und Projektverfolgung und Kontrolle
- Kommunikations- und Informationsplattform
- Qualitätskontrolle und -überwachung von Projekten
- Schnittstelle zwischen der Werkstatt und ihren Kunden
- Analyse der Leistung und Effizienz
- Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutz der Mitarbeiter
10 Werkstattplaner Funktionen
1. Organisation & Planung
Mit einer Werkstatt Software lässt sich eine Werkstatt planen. Aufträge werden entgegengenommen. Monteure, Maschinen sowie Hebebühnen und Arbeitsplätze werden auf Aufträge verteilt.
2. Kapazitäten und Ressourcen verwalten
Ressourcen werden so verwaltet, dass die Kapazitäten in einem KFZ Betrieb bestmöglich genutzt werden. Personal wird so eingeplant, dass es zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist. Ressourcen werden so verwaltet, dass sie dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
3. Zeiteinteilung und -verwaltung für die Mitarbeiter
Mitarbeiter haben unterschiedliche Spezialbereiche. Die Anzahl Jahre Erfahrung variiert ebenfalls. Manche Aufträge erfordern einen erfahrenen Mitarbeiter. Andere Reparaturen können nur von jemanden getätigt werden, der Spezialistenwissen hat.
Durch eine solide Werkstattplanung kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter richtig eingeteilt werden, sodass sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
4. Materialien und Werkzeuge für Projekte verwalten und beschaffen
Für jedes Projekt muss genau notiert werden, welche Materialien und Werkzeug dafür benötigt werden.
Die nötigen Ressourcen müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Zusätzlich ist es wichtig, dass bestimmte Ersatzteile in genügender Stückzahl vorhanden sind.
Eine gute Beschaffung und Verwaltung mittels Werkstattplanung unterstützt dabei.
5. Kosten- und Projektverfolgung und Kontrolle
Eine der wichtigsten Funktionen ist es den Status von Werkstattaufträgen zu verfolgen. Zudem hilft ein Werkstattplaner die Kosten im Überblick zu haben. Schlussendlich ermöglicht der Planer die erfolgreiche Erledigung von Aufträge zu kontrollieren, indem die Ziele eines Auftrags klar definiert und festgehalten sind.
6. Kommunikations- und Informationsplattform
Mitarbeiter und Monteure nutzen den Werkstattplaner in Form einer Plantafel oder eines Werkstattplanerprogramms als Kommunikations- und Informationsinstrument.
Alle Informationen zu Reparaturen und Aufträgen werden festgehalten und stehen vor Arbeitsbeginn zur Verfügung.
Die Mitarbeiter tauschen sich über die anstehenden Arbeiten aus. Der Werkstattplaner verbessert die Kommunikation in der Werkstatt.
7. Qualitätskontrolle und -überwachung von Projekten
Aufträge sollen tadellos ausgeführt werden. Eine laufende Qualitätskontrolle und -überwachung ist daher unerlässlich.
Ein Werkstattplaner hat die Aufgabe Qualitätskontrollmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.
Die ausgeführten Arbeiten müssen den Kundenanforderungen entsprechen und die gesetzten Qualitätsstandards erfüllen.
8. Schnittstelle zwischen der Werkstatt und ihren Kunden
Kundenaufträge werden in den meisten Fällen online, per Telefon oder direkt in der Werkstatt entgegengenommen.
Eine Werkstattplanersofware ermöglicht es Werkstätten Aufträge online entgegenzunehmen.
Kunden können nach eigenem Wunsch Aufträge und Termine eintragen. Verfügbare Daten werden direkt angezeigt. Das Angebot der Autowerkstatt ist transparent ersichtlich und Kunden können Informationen zum Fahrzeug direkt erfassen.
Die Informationen zum Auftrag werden komplett erfasst.
9. Analyse der Leistung und Effizienz
Die Direktannahme von Aufträgen und die stringente Planung von Ressourcen und Mitarbeitern führt zu mehr Effizienz. Die Auslastung kann mithilfe einer Werkstattplaner Software laufend dargestellt und analysiert werden.
So verbessert sich die Leistung des Betriebs. Eine effiziente Abwicklung von Aufträgen ist möglich.
10. Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutz der Mitarbeiter
Das Wohl und die Gesundheit von Mitarbeitern ist ein sehr wichtiges Thema. Ein Werkstattplaner kann dabei helfen, dass Arbeitspläne sicher sind.
Einerseits durch klare Anweisungen zu den zu tätigenden Aufgaben. Andererseits werden nur Monteure zugeteilt, die für die jeweiligen Arbeiten qualifiziert sind und die nötige Erfahrung haben.
Zudem können mittels eines Werkstattplaners Sicherheitsprozesse integriert werden. Schulungen und Weiterbildungen können ebenfalls über die Werkstattplanung abgebildet werden.
